Die meisten Alumni-Organisationen werden gegründet, um die Verbundenheit der Ehemaligen einer Universität, Schule oder Unternehmung zu erhalten und zu pflegen. Daraus ergeben sich Chancen sowohl für die Ehemaligen als auch für die ehemalige Institution. Erfahrungsaustausch, Jobvermittlung, Kontaktbörsen, Veranstaltungen und weitere Services wecken das Interesse der Alumni und nützen auch der ehemaligen Institution.
Was benötigt man zur Gründung einer solchen Organisation?
Die zwei wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Alumni-Arbeit sind:
- Der Enthusiasmus und Wille mehrerer Personen eine solche Vereinigung aufzubauen und am Leben zu erhalten
- Das Interesse von einem kleinen Kern Ehemaliger und Freunde sich aktiv zu beteiligen und bei Veranstaltungen teilzunehmen
Formelle oder informelle Organisation?
Alumni-Organisationen können je nach Größe und Erwartungen der Mitglieder an die Organisation formell oder eher informell ausgestaltet werden. Denkbar ist beispielsweise eine offizielle Anmeldung als eingetragener Verein, festen Jahresbeiträgen, Newslettern und ähnlichem. Möglich ist aber auch ein Zusammenschluss mehrerer Interessierter zu einem Organisationsteam ohne rechtlichen Rahmen oder eine Gründung innerhalb der ehemaligen Institution.
Falls Sie sich für die Variante des eingetragenen Vereins entscheiden gibt es einige rechtlich notwendige Schritte:
- Eine Satzung muss geschrieben werden
- Eintragung im Vereinsregister (e.V.)
- Wahl eines Vorstandes
- Jährliche Mitgliederversammlungen
Neben richtigen Organisationen (formell/informell) sind Organisationen rund um die ehemalige Institution, wie Fördervereine und Beiräte als Ansprechpartner für Finanzierungsfragen und die Zusammenarbeit mit der ehemaligen Institution für Sie interessant. Sowohl für inhaltliche Zusammenarbeit, als auch für Fragen der Finanzierung.
Mögliche Struktur einer informellen Ehemaligen-Organisation
Bei der Neugründung eines Alumni-Vereins sollte mindestens eine Person die Rolle der “Kontaktperson“ einnehmen. Sie stellt das Bindeglied zwischen Verein, Mitgliedern und der ehemaligen Institution dar. Die Kontaktperson hat insbesondere folgende Aufgaben:
- Ansprechpartner bei ehemaligen Institution
- Erstellen von E-Mail Listen bzw. Kontaktinformationen
- Einrichtung einer Ehemaligen-Management Software
- Planen von ersten Veranstaltungen
Die formelle Ehemaligen-Organisation
Schritt 1 - Bildung einer Interessengruppe
- Treffen Sie andere Ehemalige und erzählen Sie in lockerem Umfeld von Ihrem Vorhaben.
- Nutzen Sie die evtl. bereits bestehende Strukturen (Listen, Kontakte, Veranstaltung, …).
- Kontaktieren Sie zunächst die ehemalige Institution. Gibt es ein Interesse dieser an einer engen zusammenarbeit mit einer Alumni-Organisation?
Schritt 2 - Organisation
Bei großen Organisationen ist ein Treffen mit interessierten Alumni wichtig. So kann man anderen Alumni die geplante Struktur erläutern. Aussehen könnte das folgendermaßen:
- Einführung
- Ziele und Prinzipien der Alumni-Organisation
- Funktionen und Aufgaben des Vereins
- Kommunikation (Newsletter, Rundschreiben, Wege d. Kommunikation)
- Aktivitäten
- Sammeln von Spenden / Finanzierung
- Stipendien und Forschungsaufträge
- Mitwirkende und Ansprechpartner
- Lang- bis kurzfristige Ziele und Bedürfnisse
- Aufwände, Ausgaben & Spendenstruktur
- Interessengebiete und Kapazitäten
- Nominierung und Wahl des Komitees & Verantwortlicher
- Besprechen der Satzungsstruktur, Termine des Komitees
- Datum, Zeit und Ort für Follow-Up Meeting ausmachen
- Vertagung
Schritt 3 - Vorbereitung der Satzung
In einem eingetragenen Verein ist eine Satzung Pflicht, aber auch bei kleinen Unternehmungen kann eine Satzung helfen, Prozesse zu ordnen und Zuständigkeiten klar zuzuweisen. Folgende Punkte sollten in der Satzung erkenntlich werden:
- Ziele des Vereins
- Mitgliedschaftsstruktur
- Aufgabenbereiche/Funktionen der Vorstandsmitglieder
- Vereinstreffen und Besprechungstermine
- Kontrolle der Gelder / Finanzierungsstruktur
- Stipendien und Forschungsaufträge ( sowie die Finanzierung dieser)
- Hauptprojekte und Aktivitäten, soziale Funktion des Vereins, gesponserte Veranstaltungen
Schritt 4 - Finanzieren einer Alumni-Organisation
Die Frage der Finanzierung der Alumni-Arbeit sollte von Beginn an gut durchdacht sein. Um Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins zu organisieren benötigen Sie eine solide Finanzierung. Grundsätzlich lassen sich Alumni-Organisationen über verschiedene Kanäle finanzieren:
- Jährliche Mitgliedsbeiträge
- Einnahmen durch Veranstaltungen
- Spendenaufrufe / Spendenaktionen
- Sponsoring durch Firmen oder Partner
Bei Ihren Überlegungen zur Finanzierung sollten Sie darauf achten, dass Sie gerade in der Gründungsphase potentielle Mitglieder nicht durch hohe Beitritts und Mitgliedschaftsgebühren abschrecken. Vordergründiges Ziel sollte zunächst sein, möglichst viele Ehemalige für Ihre Organisation zu interessieren. Erst wenn der Verein eine Historie an interessanten Veranstaltungen und Aktivitäten vorweisen kann, sind Ihre Mitglieder bereit Ihr Engagement mit Geldbeträgen umfangreich zu unterstützen.
Schritt 5 - Erste Veranstaltung
Nachdem Sie den Vereins ins Leben gerufen haben, bietet sich eine breitgefächerte Eröffnungsveranstaltung an, um möglichst viele Mitglieder aufmerksam auf Ihre Organisation zu machen. Je mehr Alumni Sie bereits mit der ersten Veranstaltung ansprechen, desto größer ist Ihre Basis an Mitgliedern, die sich potentiell im Verein engagieren und weitere Mitglieder anziehen.
Schritt 6 - Organisation der Alumni-Organisation
Langfristig erfolgreiche Vereinsarbeit zeichnet sich nicht alleine durch die Qualität der angebotenen Veranstaltungen und Aktivitäten aus. Die interessanteste Veranstaltung läuft ins leere, wenn niemand auf diese aufmerksam wird und für Interessierte Anmeldung und Informationen nur schwer zu finden sind. Überdies müssen Sie sich überlegen, wie und wo Sie Informationen für potentielle Mitglieder zur Verfügung stellen, um Ihre Mitgliederzahl zu steigern.
Neben eigenen Facebook und ggf. Xing oder LinkedIn Gruppen bietet es sich an eine Alumni-Netzwerk-Software zu verwenden, um:
- Über eine Webseite im Internet erreichbar zu sein
- Ihren Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich untereinander selbständig zu vernetzten
- Eine zentrale Datenbank Ihre Vereinsmitglieder zu pflegen
- Die Publizierung und An- und Abmeldungen zu veranstaltungen zentral zu verwalten
- Newsletter an Ihre Alumni zu versenden
- Mitgliedsbeiträge einfach und transparent zu erheben und einzutreiben
Ein Alumninetzwerk nimmt Ihnen viele organisatorische Aufgaben ab, sodass Sie sich auf die Inhaltlichen Aspekte der Ehemaligen-Arbeit konzentrieren können.
