Mentoring ist als Werkzeug der Personalentwicklung im Hochschulbereich mittlerweile fest etabliert. So zählt das Forum Mentoring mehr als 100 Mentoring-Programme im deutschsprachigen Raum, die der Personalentwicklung dienen, das Land Hessen ist Anfang 2017 dazu übergegangen seine Mentoring-Bemühungen in der Förderstruktur “Mentoring Hessen” zu zentralisieren. Gleichzeitig bleibt in der Arbeit mit Alumni viel Potential im Bereich Mentoring ungenutzt: Viele Universitäten bieten zwar Mentoring-Programme in einzelnen Fakultäten an. Ein zentrales Mentoring-Programm gibt es aber nur an fünf der zehn größten deutschen Universitäten. Dadurch bleiben Möglichkeiten zur Gewinnung von Mentoren, und gleichzeitig zur Bindung von Ehemaligen ungenutzt. In dieser Serie von Artikeln widmen wir uns der Frage, welche Synergien zwischen Alumni-Arbeit und Mentoring-Programmen möglich sind, und wie ein gutes Mentoring-Programm eigentlich aussehen muss.
Was ist eigentlich Mentoring?
Beim Mentoring gibt eine erfahrene Person, die Mentorin oder der Mentor, sein Wissen und seine Erfahrungen an eine zu diesem Zeitpunkt unerfahrene Person, den Mentee, weiter. Dabei gibt es verschiedene Formen von Mentoring. Die häufigste ist das one-to-one Mentoring, bei dem eine Mentorin oder ein Mentor mit einem Mentee assoziiert oder gematcht wird. In der Regel finden dann über einen festgelegten Zeitraum mehrere Treffen zwischen MentorIn und Mentee statt. Im Rahmen dieser Treffen teilt die Mentorin oder der Mentor seinen Erfahrungsschatz mit seinem Mentee, und versucht so den Mentee beim Erreichen seiner beruflichen (und privaten) Ziele zu unterstützen.
Mentoring und Alumni
Im Rahmen von organisierten Mentoring-Programmen entsteht so eine Dreiecksbeziehung zwischen MentorIn, Mentee und der organisierenden Organisation. Ist das Mentoring-Programm an einer Hochschule angesiedelt, dann ist die organisierende Organisation häufig auch für Alumni-Arbeit verantwortlich oder steht mit den Alumni-Verantwortlichen in direktem Austausch. Aus dieser Beziehung ergeben sich besondere Vorteile: Durch das Mentoring-Programm ist die Alumni-Organisation in der Lage zukünftigen Alumni bereits jetzt ein attraktives Angebot bezüglich Ihres beruflichen Fortkommens zu machen. Vorteile, die durch das Netzwerk in einer Alumni-Organisation entstehen können, werden bereits jetzt offensichtlich. Zukünftige Alumni werden so motiviert der Alumni-Organisation beizutreten, und sich langfristig im Rahmen der Organisation zu engagieren. Im Kontakt mit der Mentorin oder dem Mentor ist es für die Alumni-Organisation möglich, eine unmittelbare Beziehung zur Hochschule herzustellen. Durch den Mentee erfährt die Mentorin oder der Mentor stets von aktuellen Geschehnissen, gleichzeitig bieten Treffen im Rahmen des Mentoring-Programms der Mentorin oder dem Mentor die Möglichkeit zum Austausch mit anderen Mentoren und somit mit anderen Mitgliedern der Alumni-Organisation. Diese Chance zum Netzwerken ist nicht nur ein Gewinn für den Mentor, es profitiert auch die Alumni-Organisation, wenn aus solchen Treffen ein aktiveres und damit attraktiveres Angebot für die Organisation erwächst.
Durch ein Mentoring-Programm profitieren also alle drei Seiten: Der Mentee bekommt Ratschläge für einen erfolgreichen Berufseintritt, der Mentor bekommt frische Impulse durch die Arbeit mit jungen Menschen und gleichzeitig die Chance sich mit anderen Mentoren auszutauschen, und die Alumni-Organisation kann bestehende und zukünftige Alumni an sich binden, und so ein aktiveres und attraktiveres Angebot schaffen.
Mentoring - der Prozess
Bezüglich der Ausgestaltung von Mentoring-Programmen gibt es sprichwörtlich nichts was es nicht gibt. Die gängigste Gestaltungsform ist das one-to-one Mentoring. Hier werden eine Mentorin oder ein Mentor und ein Mentee assoziiert oder gematcht. Gute Mentoren sind dabei in der Regel Ehemalige, die Erfahrung an Mentees weitergeben wollen. Eine Alumni-Plattform bietet hier den idealen Ansatzpunkt: Potentielle Mentoren sind hier zum einen gebündelt ansprechbar. Zum anderen haben sie hier bereits ihre persönlichen Informationen gesammelt und müssen diese nicht erneut eingeben. Um die Mentoren Mentees zuzuordnen gibt es unterschiedliche Verfahren: In der Regel recherchiert ein zukünftiger Mentee in der Liste der zur Verfügung stehenden Mentoren. Dann bewirbt sie/er sich entweder direkt bei einer/m MentorIn oder zentral. In letzterem Fall wird die Zuordnung von Mentoren und Mentees von einer zentralen Stelle vorgenommen. Wichtig ist dabei, dass die Teilnahme am Mentoring-Programm stets freiwillig erfolgen sollte. Außerdem hat es sich als sinnvoll bewährt die Dauer einer Mentoring-Beziehung auf ein festen Zeitraum zu definieren. Üblich sind hier ein bis zwei Jahre. Hat sich ein Paar gefunden, dann sollte dieses Paar Ziele für die Mentoring-Beziehung vereinbaren. Auch ein Mentoring-Vertrag zwischen MentorIn und Mentee, der die Anzahl geplanter Treffen, den Umgang und die zu behandelnden Themen enthält, kann sinnvoll sein, um die Verbindlichkeit zu steigern. Das erste Treffen im Rahmen eines Mentoring-Programms wird häufig noch zentral durch die Alumni-Organisation organisiert. Hier kommen alle neuen Paare zusammen um mögliche Schwierigkeiten beim ersten Kontakt einfach zu überbrücken. Danach treffen sich die Paare selbstständig. Unter Umständen findet ein weiteres gemeinsames Abschlusstreffen, sowie Treffen zwischen allen Mentoren und Mentees statt. Nach Beendigung der Mentoring-Beziehung ist es wichtig, dass MentorIn und Mentee überprüfen, ob sie ihre Ziele erreicht haben.
Mentoring - der Rahmen
Die Alumni-Organisation kommt an fünf entscheidenden Stellen ins Spiel: Bei der Akquise von MentorInnen, bei der Bewerbung des Programms bei potentiellen Mentees, beim Matching, bei der Organisation von Veranstaltungen, die dem Mentoring-Programm einen Rahmen geben, sowie bei der Qualitätssicherung. Die Akquise von Mentoren kann durch ein aktives Alumni-Netzwerk erheblich vereinfacht werden. Bei der Bewerbung des Programms ist die Zusammenarbeit mit den Fakultäten und Career Services häufig sinnvoll: Sie haben einen direkten Zugang zu Studierenden, die kurz vor Abschluss Ihres Studiums stehen. Man muss sich hier aber nicht nur auf Studierende beschränken: Mentees können ebenso Ehemalige sein, die die Hochschule erst vor kurzem verlassen haben. Frisch ins Berufsleben gestartet, sind sie häufig noch interessierter an Mentoring Möglichkeiten. Auch hier kann die Ansprache über ein Alumni-Netzwerk sinnvoll sein. Wenn Mentoren und Mentees gefunden sind, beginnt das Matching. Viele bestehende Programme verfolgen hier den Ansatz hauptsächlich auf Basis beruflicher Erfahrungen und Interessen zu matchen. Ein weiterer Faktor der eine große Rolle spielt ist geographische Nähe. Bezüglich der Veranstaltungen ist ein gemeinsames Kick-off etablierter Bestandteil vieler Mentoring-Programme. Zusätzliche Treffen zwischen den Mentoren machen das Programm attraktiver für die Mentoren. Schließlich sollte das Mentoring-Programm ausführlich evaluiert werden, und auf Basis der Evaluation Verbesserungen implementiert werden. Viele Organisationen enthalten beispielsweise auch Schulungen, Zertifikate und Mindestanforderungen in Ihrem Mentoren-Programm, um eine hohe Qualität zu gewährleisten.
Einen umfangreichen Überblick über die Aufgaben und Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, gibt zum Beispiel die Broschüre des Forums Mentoring. Die Kriterien der deutschen Gesellschaft für Mentoring geben Anhaltspunkte, welche Programmpunkte besonders wichtig für ein erfolgreiches Mentoring-Programm sind.
Alumnii Mentoring
Wie kann Software diesen komplexen Prozess unterstützen?
In der Mentoren-Akquise ist eine aktuelle Alumnii Mitglieder-Datenbank für einen Alumni-Verein unerlässlich. Über diese Datenbank können Ehemalige schnell angeschrieben werden. Wenn sich eine Ehemalige oder ein Ehemaliger bereiterklärt als MentorIn aufzutreten, dann ist sein beruflich Werdegang im Idealfall bereits in der Alumnii Datenbank hinterlegt. Sie oder er muss dann lediglich einige Fragen zum Mentoring-Programm auf der Alumnii Plattform ausfüllen, um als Mentor zu erscheinen.
Gleichzeitig können zukünftige Mentees die Liste aller Mentoren auf der Alumnii Plattform einsehen. Wenn sie einen interessanten Mentor finden, dann bewerben sie sich direkt auf der alumnii Plattform, in dem sie einige Fragen beantworten. Auch ihr universitärer oder beruflicher Werdegang ist bereits in der Alumnii Plattform erfasst. Gegebenenfalls können sie noch einen detaillierteren CV oder ein Motivationsschreiben hochladen. Die Alumni-Koordinatorin oder der Alumni-Koordinator matcht passende Paare. Gleichzeitig organisiert sie/er über die Alumnii Plattform ein Kick-off Event. Nach dem Kick-off Event organisieren die Paare auf individueller Ebene Treffen und dokumentieren diese auf der Alumnii Plattform. Hier könne Sie auch die Ziele des Mentorings dokumentieren. Die Koordinatorin oder der Koordinator hat stets den Überblick welche Paare sich bereits getroffen haben, wie viele Treffen stattgefunden haben, und bei welchen Paaren ein Treffen noch aussteht. Zu Ende des Mentorings findet eine Abschlussveranstaltung statt - selbstverständlich wieder über die Alumnii Plattform organisiert. Dann beginnt ein neuer Mentoring Zyklus.
